به جایی رسیده اید که شما یکی از بهترین ارائه دهندگان فضای ذخیره سازی ابری را انتخاب کرده اید و فایل های شرکت خود را به فضای ابری منتقل کرده اید. اما آیا از ذخیره داده های ابری خود بهترین بهره را می برید و آیا تمام تلاش خود را برای ایمن نگه داشتن فایل های خود انجام می دهید؟
بهترین فضای ذخیره سازی ابری دارای ویژگی های بسیاری است که می تواند برای کسب و کار شما مفید باشد. این به شما امکان می دهد از هر جایی به فایل های خود دسترسی داشته باشید، که برای کارمندانی که دورکار یا در سفر هستند عالی است، و همچنین ابزارهای مشترک زیادی را ارائه می دهد که می تواند مشکلات فنی را از کار تیمی دور کند.
علاوه بر این، اکثر ارائه‌دهندگان بزرگ ابر کار شما را رمزگذاری شده و ایمن نگه می‌دارند، اما بدانید اگر فضای ذخیره‌سازی ابری خود را برای پشتیبان‌گیری به درستی مدیریت نکنید، خطرات امنیتی بالقوه‌ای برای شما و مشتریانتان دارد.
در این مقاله، 5 نکته آورده شده است که می‌توانید تجربه ذخیره‌سازی داده‌های ابری خود را بهبود بخشید و فایل‌های خود را ایمن نگه دارید.
5 نکته برتر ذخیره سازی داده های ابری
1. در سطح بالای امنیت باشید
ارائه‌دهندگان اصلی ذخیره‌سازی داده‌های ابری دارای سیستم‌های امنیتی پیشرفته و به‌روزرسانی شده هستند، از جمله رمزگذاری و فایروال‌ها، بنابراین فایل‌های شما احتمالاً در فضای ابری امن‌تر از ذخیره‌سازی محلی هستند.
هنوز خطرات بالقوه ای وجود دارد، اما با درک صحیح و استفاده از این ویژگی های امنیتی و آموزش کارمندان خود در زمینه امنیت آنلاین خوب، می توان با اکثر آنها مقابله کرد.
مهم است که همه کاربران رمز عبور قوی داشته باشند. بسیاری از افراد از رمز عبور یکسانی برای همه حساب‌های آنلاین خود استفاده می‌کنند، که خطرناک است—اگر یک وب‌سایت که یک کارمند در آن حساب شخصی دارد هک شود، هکرها به طور بالقوه می‌توانند به حساب‌های کاری آنها نیز دسترسی داشته باشند.
راه حل این است که از بهترین مدیریت رمز عبور استفاده کنید. اینها بسیار ایمن هستند و کاربران را قادر می‌سازد تا رمزهای عبور متفاوتی برای همه حساب‌های خود داشته باشند بدون اینکه مجبور باشند همه آنها را به خاطر بسپارند.
کاربران تجاری ابر نیز باید از احراز هویت دو مرحله ای استفاده کنند، به این معنی که، حتی اگر رمز عبور به خطر بیفتد، یک لایه امنیتی اضافی وجود دارد که مانع ورود هکر به حساب می شود. به عنوان یک ادمین، باید بتوانید تنظیم آن را برای همه کاربران اجباری کنید.
2. از همگام سازی نهایت استفاده را ببرید
یک مزیت بزرگ ذخیره سازی ابری، همگام سازی فوری فایل ها و پوشه های شماست. با بهترین خدمات به اشتراک گذاری فایل ارائه شده توسط ارائه دهندگان ذخیره سازی داده های ابری، همه تیم شما می توانند به به روزترین فایل ها در هر کجا که هستند دسترسی داشته باشند، که به ویژه برای افرادی که از خانه کار می کنند بسیار مفید است.
اگر طرفدار رابط‌های ذخیره‌سازی ابری پیش‌فرض مبتنی بر مرورگر نیستید، یکی از ویژگی‌های مفیدی که توسط بسیاری از ارائه‌دهندگان ارائه می‌شود، امکان ادغام پوشه‌های ابری خود در ساختار فایل سیستم عامل شما، مانند Windows File Explorer یا Mac Finder است. .
هنگامی که یک برنامه ضروری را دانلود کردید، فایل های ذخیره شده در فضای ابری شما به عنوان یک پوشه در رایانه شما ظاهر می شوند و تا زمانی که به اینترنت متصل هستید، همگام سازی باید خودکار و بدون درز باشد. اگر فایل‌های زیادی دارید که به طور منظم همگام‌سازی نمی‌شوند – به عنوان مثال، آرشیو سوابق قدیمی و به ندرت مورد بررسی قرار گرفته‌اند – ارزش این را دارد که بررسی کنید آیا ارائه‌دهنده فضای ذخیره‌سازی شما گزینه‌ای برای ذخیره این فایل‌ها به صورت «سرد» دارد یا خیر.
این زمانی است که فایل‌ها روی سخت‌افزارهایی با عملکرد پایین‌تر مانند نوار نگهداری می‌شوند و به صورت زنده همگام‌سازی نمی‌شوند، بنابراین برای دسترسی به آنها باید به صورت دستی بازیابی شوند. مزیت این است که می تواند پول زیادی را ذخیره کند. گوگل و مایکروسافت آژور دو پلتفرم هستند که فضای سرد را ارائه می دهند.
علاوه بر این، مطمئن شوید که هشدارهای حساب فعال هستند. این بدان معنی است که اگر فعالیتی مانند ورود به سیستم از یک دستگاه جدید وجود داشته باشد، به شما اطلاع داده خواهد شد. در بیشتر مواقع، این هشدارها جای نگرانی ندارند، اما به شما کمک می کنند در موارد نادری که شخص غیرمجاز سعی می کند به فایل های شما دسترسی پیدا کند، سریع عمل کنید.
3. کارها را مرتب نگه دارید
ذخیره سازی داده های ابری به شما امکان می دهد فایل های خود را در یک ساختار پوشه مرتب کنید، مانند یک هارد دیسک سنتی. اگر می‌خواهید دسترسی را با تیم خود به اشتراک بگذارید، داشتن یک ساختار کاملاً برنامه‌ریزی‌شده و ایجاد قوانینی برای نام‌گذاری فایل‌ها به گونه‌ای که همه بتوانند فایل‌های مورد نیاز خود را پیدا کنند، مهم است.
این کار را از همان ابتدا انجام دهید، به جای اینکه در طول مسیر مرتب سازی کنید، در غیر این صورت به ناچار به یک آشفتگی غیرقابل هدایت خواهید رسید. یک ساختار پوشه خوب نیز برای امنیت مهم است، زیرا به شما در مدیریت مجوزها کمک می کند. به عنوان مثال، اگر یک پوشه راه‌اندازی کنید و دسترسی به مدیران شرکت را محدود کنید، هر فایلی که در آن قرار دهید محرمانه خواهد ماند. این بسیار ساده تر از تنظیم مجوزهای فایل برای هر فایل جداگانه است.
4. با اسناد همزمان همکاری کنید
با فایل‌هایی که در درایوهای محلی ذخیره می‌شوند، ممکن است تلاش کرده باشید که بیش از یک کارمند یک فایل را باز کنند، فقط برای بازنویسی کار یکدیگر. اما با ذخیره سازی داده های ابری، می توان به فایل ها به طور همزمان هم دسترسی داشت و هم ویرایش کرد، که بسیاری از کارها را آسان می کند.
برای مثال، اگر صفحه‌گسترده حساب‌هایی دارید که در کاربرگ‌نگار Google میزبانی شده است، همه اعضای تیم حساب‌های شما می‌توانند به طور همزمان جزئیات حساب‌هایی را که با آنها سروکار دارند از دستگاه‌های جداگانه اضافه کنند. همچنین نیازی به نگرانی در مورد بستن برگه نیست تا شخص دیگری بتواند به نوبت به آن دسترسی پیدا کند!
همچنین ردیابی تغییرات بسیار آسان است. اگر مدیر تیم حساب‌ها فکر می‌کند که شماره‌ای در برگه اشتباه است، می‌تواند تاریخچه ویرایش سلول مربوطه را ببیند و بفهمد چه کسی و چه زمانی آن را وارد کرده است، که به شناسایی نحوه ایجاد خطا کمک می‌کند.
ممکن است همچنان نگران این باشید که چگونه، با چند کاربر که روی یک فایل کار می کنند، یک کاربر می تواند به طور تصادفی کار دیگری را حذف کند. اما بسیاری از سرویس‌های ابری، نسخه‌سازی را ارائه می‌کنند – امکان بازگشت به نسخه قبلی سند با چند کلیک. اگر سیم‌ها از هم عبور کنند و بخواهید تغییراتی را که یکی از اعضای تیم به اشتباه انجام داده است، خنثی کنید، بسیار مفید است.
5. از ادغام ها استفاده کنید
سایر نرم افزارهایی که در کسب و کار خود استفاده می کنید می توانند با ارائه دهنده ذخیره سازی داده های ابری شما یکپارچه شوند، که تعامل بین فرآیندها را امکان پذیر می کند.
با این حال، برای حفظ یک سیستم تمیز و کارآمد و به حداقل رساندن خطرات امنیتی بالقوه، باید به خاطر داشته باشید که به طور دوره‌ای بررسی کنید که کدام برنامه‌ها به ذخیره‌سازی داده‌های ابری شما دسترسی دارند و هر کدام را که دیگر استفاده نمی‌کنید حذف کنید.
با پیروی از این نکات، می‌توانید مطمئن باشید که فایل‌های شما در فضای ابری امن و مطمئن هستند و بسیاری از جنبه‌های کار روزانه شما به لطف مزایای ارائه شده توسط ذخیره‌سازی داده‌های ابری، بسیار روان‌تر خواهند بود.
